Krankentaggeld (KTG): Worauf muss der Arbeitgeber achten?

Bei einer Erkrankung des Arbeitnehmers stehen sich verschiedene Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gegenüber. Einerseits will der Arbeitgeber sein finanzielles Risiko begrenzen bzw. optimieren, anderseits muss auch ein zeitweilig nicht einsetzbarer Arbeitnehmer seinen Lebensunterhalt bestreiten. Wir betrachten die finanziellen Auswirkungen zweier Krankheitsfälle, einmal mit und einmal ohne Krankentaggeldversicherung. Die KTG Prämien werden meist zu gleichen Teilen von Arbeitgeber und –nehmer getragen. Der Beitrag des Arbeitnehmers darf aber nicht höher als 50% sein.

Beim Ausfall eines Arbeitnehmers infolge Krankheit besteht für den Arbeitgeber die Pflicht der Lohnfortzahlung. Gemäss Art. 324a des Obligationenrechts (OR) ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer für eine beschränkte Zeit den auf die Fehlzeit entfallenden Lohn zu entrichten. Die Lohnzahlung beträgt 100% des üblichen Lohnes, und zwar ab dem ersten Krankheitstag (keine Karenztage). Die Mindestdauer der Lohnfortzahlung im ersten Dienstjahr ist gemäss OR drei Wochen.  Besteht das Arbeitsverhältnis schon länger als ein Jahr, kommen hinsichtlich der Lohnfortzahlungspflicht die Zürcher, Berner und Basler Skalen zum Tragen.

Achtung! Die Lohnfortzahlungspflicht umfasst nicht nur das Fixum, sondern auch alle weiteren vertraglich geschuldeten Lohnbestandteile, sofern diese ohne Arbeitsunfähigkeit angefallen wären. Einen allfälligen Bonus dürfte kaum je in die Berechnung einfliessen, da Boni vertraglich nicht geschuldete Lohnbestandteile sind. Bei unregelmässigem Lohn wird auf eine repräsentative Periode von bis zu einem Jahr abgestellt.

Hat das Arbeitsverhältnis weniger als drei Monate gedauert oder wurde ein befristetes Arbeitsverhältnis für weniger als drei Monate eingegangen, muss der Arbeitgeber keine Leistungen bei Abwesenheit des Arbeitnehmers erbringen. Diese minimale Absicherung der Arbeitnehmer gemäss Art. 362 OR kann mit anderslautenden Vertragsklauseln nicht wegbedungen oder eingeschränkt werden und ist zwingendes Recht. Will ein Arbeitgeber darüber hinaus Leistungen an dauerhaft erkrankte Mitarbeiter ausrichten, sind die relevanten Klauselin den Normal- bzw. Gesamtarbeitsverträgen massgebend.

Die gesetzliche Lohnfortzahlungspflicht hängt von der Anzahl Dienstjahre sowie der zur Anwendung kommenden Skala ab (Bild 1).

Die Krankentaggeldversicherung ist nicht obligatorisch. Ohne diese Versicherung trägt der Arbeitgeber das Risiko der Lohnfortzahlung im Krankheitsfalle selbst. Ein allfälliger Ersatz für den ausfallenden Arbeitnehmer verursacht weitere Kosten.

Über Besonderheiten und Funktionsweisen der Arbeitgeberbeitragsreserven (AGBR) und der Obligatorischen Unfallversicherungen für Arbeitnehmer lesen Sie in unseren Artikeln “Als Arbeitgeber Steuern optimieren mit dem BVG: Beispiele und Spezialfälle” und “Obligatorische Unfallversicherung für Arbeitnehmer: Das muss jeder Arbeitgeber wissen“.

Nicht selten entsteht bei unseren Kunden, die bereits eine KTG abgeschlossen haben, folgende Frage: Wie lange muss der Arbeitgeber den Lohn bei Krankheit eines Mitarbeitenden fortzahlen, bevor die Versicherung einspringt – sprich während der sogenannten Wartefrist? Ohne KTG-Versicherung kommt eine Lohnfortzahlungsskala zum Einsatz – sei es die Zürcher oder die Berner: Dieser Teil ist den meisten noch klar. Doch ob der Arbeitgeber während der Krankheit des Mitarbeiters noch weitere Verpflichtungen hat, auch wenn eine KTG-Versicherung abgeschlossen wurde, ist vielen nicht bewusst.

Manchmal greift der Arbeitgeber auf den Versicherungsvertrag zurück, um diese Frage zu klären. Allerdings legt der Versicherungsvertrag lediglich die Pflichten der Versicherung nach Ablauf der Wartefrist fest. Das Gesetz liefert auf diesem Gebiet ebenso nur generische Informationen. Die Grundidee: Eine Krankentaggeldversicherung ersetzt die gesetzliche Lohnfortzahlung nur dann, wenn eine zulässige und mindestens gleichwertige Ersatzregelung vereinbart wurde. Fehlt eine solche Vereinbarung, bleibt Art. 324a OR grundsätzlich anwendbar.

Das bedeutet, dass die Regeln von Art. 324a OR als Mindestgrundlage für die Lohnfortzahlung fungieren, ungeachtet dessen, ob eine KTG-Versicherung vorliegt oder nicht. Eine Krankentaggeldversicherung ersetzt die Vorschriften des Gesetzes erst dann, wenn sie den Arbeitnehmer besser schützt als die Mindestgrundlage in Form der Lohnfortzahlung nach einer Skala. Die Lohnfortzahlung während der Wartefrist wird somit in der Regel durch den Arbeitsvertrag geregelt. Ist diese Frage im Arbeitsvertrag nicht geregelt, bleiben die Regeln von Art. 324a OR massgebend.

In der Praxis läuft es bei abgeschlossener KTG-Versicherung auf folgenden Ablauf hinaus:

Entscheidend ist, wie der Arbeitsvertrag formuliert ist und ob die Krankentaggeldversicherung die gesetzliche Lohnfortzahlung wirksam ersetzt. Um eventuelle Missverständnisse mit Arbeitnehmern zu vermeiden, ist es daher eine sichere Strategie, die Lohnfortzahlung während der Wartefrist im Arbeitsvertrag explizit zu regeln.

Neue Buchhaltungssoftwares wie z. B. bexio ermöglichen eine erleichterte Ermittlung der Lohnfortzahlung sowie der dazugehörigen Taggelder. Anhand einer kurzen bexio-Anleitung können Sie erfahren, wie und wo die Angaben zu einem Krankheitsfall in bexio eingetragen werden müssen.

1. Wartefrist (Dauer, für welche ab Beginn der Arbeitsunfähigkeit der Krankentaggeldversicherer keine Taggeldleistungen entrichtet). Je kleiner die Wartefrist, desto höher die Prämie.
2. Höhe der Taggelder. Eine weitere Dimension, die flexibel gewählt werden kann. Diese liegen zwischen 80% und 100% des Bruttolohnes. Mit einem Taggeld von mindestens 80% des versicherten Lohnes sind sie von der gesetzlichen Lohnfortzahlungspflicht befreit, da diese als gleichwertige Lösung anerkannt ist.
3. Dauer der Leistung. Bei der Leistungsdauer kann eine Unternehmung zwischen 365 und 730 Tagen wählen. Die Wahl der optimalen Leistungsdauer hängt wiederum von der Wahl der beruflichen Vorsorge ab. Durch die Wahl der Leistungsdauer von 730 Tagen ist ein Aufschub beim BVG möglich. Die Risikoprämien beim BVG sinken, hingegen steigen die Prämien für das KTG.

Solange der Betrieb im Krankheitsfalle die Lohnkosten selber zu tragen hat (während der Wartefrist, gemäss Versicherungsvertrag) werden nach wie vor die Lohnabzüge für AHV, IV und ALV gemacht. Wenn die Krankheit des Mitarbeiters so lange dauert, dass die KTG einspringt (nach Ablauf der Wartefrist), werden diese Abzüge nicht mehr gemacht. Es kann also sein, dass der Nettolohn während einer längeren Krankheitsphase höher ist als davor oder danach.