Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV bietet seit geraumer Zeit die Möglichkeit, die Mehrwertsteuer und Rückerstattungsanträge der Verrechnungssteuer online zu erfassen und an die ESTV zu übermitteln. Die angebotenen Dienste werden gemäss der ESTV laufend ausgebaut, mit weiteren Erleichterungen ist also zu rechnen.
Besonders hilfreich ist, dass sämtliche bereits online eingereichten Deklaration (Quartale bzw. Semester) im Portal archiviert und rasch zur Hand sind, falls nötig. Fristverlängerungen lassen sich ebenfalls unkompliziert durchführen.
Wir empfehlen jedem Unternehmer, die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung der Mehrwertsteuer Abrechnung zu nutzen. Bei Bedarf können mehrere Unternehmen mit dem gleichen Login bewirtschaftet werden.
Gemäss Informationsschreiben der ESTV vom 06.08.2018 wird das Papierformular «bald» nicht mehr zur Verfügung stehen, ein konkretes Ablösedatum nennt sie aber nicht.
1. Profileröffnung: Die Eröffnung eines Accounts für Ihr Unternehmen können Sie mit dem folgenden Link vornehmen: suissetax.estv.admin.ch
>> Anmelden fortsetzen > Benutzer registrieren > Schritt 1 – 6
2. Erste Vollmacht beantragen: Gleich nach Eröffnung des Accounts macht es Sinn, für den internen Finanzverantwortlichen (und bei Bedarf weiteren internen Personen) eine Vollmacht zu beantragen. Eine Vollmacht müssen Sie dem Treuhänder in den meisten Fällen nicht gewähren, es verzögert den Prozess nur unnötig und ist für die Deklaration der Mehrwertsteuer nicht notwendig.
Horizontale Navigationsleiste >> Verwaltung > Vollmachten verwalten > Neue Vollmacht beantragen > Vollmachtsantrag starten > usw.
Bitte beantragen Sie eine Vollmacht für die Mehrwertsteuer und für die Verrechnungssteuer. Der Vollmachtsantrag wird dann dem Unternehmen per Post (an die Adresse gemäss Handelsregister) zugestellt und muss vom Zeichnungsberechtigten unterschrieben und retourniert werden. Erst danach wird die Unternehmung im ESTV SuisseTax freigeschaltet und im zugehörigen Account sichtbar. Dieser Vorgang kann ein bis zwei Wochen in Anspruch nehmen.
3. Zusammenarbeit mit Treuhänder: Nachdem die ESTV ihre Vollmacht akzeptiert und die Unternehmung freigeschaltet hat, sollten Sie ihren Treuhänder für die Mehrwert- und die Verrechnungssteuer als Benutzer einladen. Damit kann er für Sie die Mehrwertsteuer (und bei Bedarf die Rückerstattung der Verrechnungssteuer) deklarieren.
>> Verwaltung > Berechtigungen verwalten > Berechtigte Benutzer > Neuen Benutzer einladen
4. Tragen Sie unter «Angaben zum eingeladenen Benutzer» ihren Treuhänder ein – in unserem Fall Mauro, Bonzanigo und info@abrechnungen.ch. Weisen Sie uns die Berechtigung für «Formular ausfüllen und einreichen» zu.
Leider kann ihnen ihr Treuhänder diesen Setup-Aufwand nicht abnehmen, da Sie eingangs für den Login Prozess ihre Mobiltelefonnummer angeben und die an Sie verschickte TAN zur Authentifizierung benötigen. Ein Passwort müssen Sie selbstverständlich auch setzen. Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die steuerpflichtige Unternehmung die Hoheit über das eigene Profil behält und nicht den Treuhänder als einzige bevollmächtigte Person registriert, sondern immer mindestens eine interne Person berücksichtigt.
Die ausführliche Anleitung für die Einrichtung der Online-Deklaration finden Sie im PDF der Eidgenössischen Steuerverwaltung: Link zum Herunterladen.
Unabhängig davon, ob die Deklarationspflicht online oder per Papierformular erfüllt wird, läuft die Deklarations- und gleichzeitig Zahlungsfrist der Mehrwertsteuer immer zwei Monate nach Quartals- respektive Semesterende ab. Ab diesem Datum stellt die Eidgenössische Steuerverwaltung einen Verzugszins von 5% p.a. in Rechnung, der auch dann zu entrichten ist, wenn rechtzeitig eine Fristverlängerung beantragt und gewährt wurde. Überschreitungen der Deklarations- und Zahlungsfristen von wenigen Wochen bleiben meist folgenlos, auch wenn vorgängig keine Fristverlängerung beantragt wurde. Bei deutlichen Überschreitungen von mehreren Monaten drohen empfindliche Bussen.
Bedenken Sie, dass ihre Lieferantenrechnungen und sonstige Aufwandbelege die Mehrwertsteuer ausweisen müssen, damit ihr Treuhänder ihnen die Vorsteuern gutschreiben und deklarieren kann (gilt nur für die MWST-Abrechnung nach der effektiven Methode).
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