Written by Mauro Bonzanigo on April 5, 2018 in Steuern

Viele Unternehmer fragen: Soll ich für das Geschäft den Privatwagen oder ein Geschäftsauto in Firmenbesitz einsetzen? Was ist steuerlich optimal?

Vorab: Grundsätzlich muss der Einsatz eines Fahrzeugs Sinn machen. Ein Kioskbetreiber mit nur einer Verkaufsstelle wird Mühe haben, ein Geschäftsauto oder den (übermässigen) Einsatz des Privatwagens für Geschäftszwecke sinnvoll begründen zu können.

Privatauto

Mit dem Einsatz eines Privatautos für Geschäftszwecke geben sich interessante Potentiale zur Optimierung von Bezügen, auf denen keine Sozialversicherungsabgaben abgeführt werden müssen. Folgende Faktoren bestimmen, ob der Einsatz des Privatautos steuerlich vorteilhaft ist:

  • Art des Fahrzeugs:
    Der Einsatz von günstigeren Fahrzeugen ist zentral. Die Kilometerpauschale – selbst wenn die Steuerverwaltung eine höhere Kilometerpauschale als 70 Rappen bewilligt hat – reicht in der Realität nie aus, um die hohen Unterhaltskosten eines Luxusfahrzeugs zu decken. Hingegen ist die Kilometerpauschale für günstigere, sparsamere Wagen der Mittelklasse bzw. darunter attraktiv angesetzt.
  • Kilometerleistung:
    Um hohe, steuerfreie Entgelte zu generieren, muss die Kilometerleistung entsprechend hoch sein.
  • Kilometerpauschale:
    Attraktiv wird es, wenn die Steuerverwaltung höhere Kilometerpauschalen bewilligt. Im Gesuch muss eine schlüssige Begründung vorliegen, warum dies nötig ist. Z.B. kann eine erfolgreiche Anwaltskanzlei anführen, dass internationale Grossklienten Wert auf einen angemessenen Auftritt Ihrer juristischen Vertreter legen – und dafür unter anderem höherwertige Privatfahrzeuge eingesetzt werden müssen.
Beispielrechnung (hier anklicken)

Ein Mitarbeiter legt pro Jahr 15’000 Kilometer geschäftlich zurück und setzt dafür seinen privaten VW Golf mit Kaufpreis von CHF 35’000 (exkl. MWST) ein. Von der Firma erhält er pro Kilometer 70 Rappen vergütet. Damit sind alle Kosten und Risiken abgegolten.

Für unsere Betrachtung sind nur die variablen Kosten relevant – der Mitarbeiter besitzt den Wagen unabhängig von seiner beruflichen Tätigkeit. Er bezahlt sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Auto selbst, als Geschäftsaufwand darf nichts verbucht werden.

Gemäss TCS kumulieren sich die variablen Kosten innert einem Jahr auf CHF 3’957 (Benzin, Reifen, Service, Reparaturen, Wertminderung). Bei 15’000 Kilometern entfallen so auf jeden Kilometer 26.4 Rappen. Der Mitarbeiter erhält vom Arbeitgeber jährlich CHF 10’500, nach Abzug der variablen Kosten verbleiben davon immerhin CHF 6’543 komplett steuerfrei.

Falls der Privatwagen für den täglichen Arbeitsweg benutzt wird, können in der privaten Steuererklärung entsprechende Berufsauslagen geltend gemacht werden (Höchstgrenzen sind zu beachten).

Die Fixkosten für die Fahrzeughaltung betragen gemäss TCS jährlich CHF 6’530 und werden – zusammen mit den Kosten aus privater Nutzung – privat getragen.

Pauschale Autospesen

Gelegentlich werden anstatt einer Entschädigung für die effektiv gefahrenen Kilometer auch Spesenpauschalen an Mitarbeiter ausgerichtet, die die geschäftliche Nutzung des Privatwagens entschädigen sollen. Damit kann auf den hohen Aufwand verzichtet werden, der mit der Führung eines Bordbuchs anfällt. Diese Pauschalen sollten ungefähr den Kosten entsprechen, die bei einer effektiven Kostenermittlung nach Kilometerleistung ermittelt werden, sprich, mit einer Spesenpauschale darf keine verdeckte Lohnauszahlung erfolgen. Die Steuerpraxis zeigt, dass diese Pauschalen, sofern sie nicht überhöht angesetzt sind und das Geschäftsmodell die Autonutzung voraussetzt, von den Steuerverwaltungen meist nicht hinterfragt werden. Überhöhte und daher unrechtmässig erfolgte Spesenvergütungen lösen Nachforderungen der Sozialversicherungen und des Steueramtes aus. In gravierenden Fällen ist mit einem Steuerstrafverfahren zu rechnen.

Um das Risiko einer Auseinandersetzung mit dem Steueramt zu minimieren, ist es ratsam, pauschale Autospesen im Rahmen eines Zusatzreglements (bekannter als «Pauschalspesenreglement») vorgängig durch das Steueramt bewilligen zu lassen. Damit bleiben einem böse Überraschungen erspart.

Beurteilung eines Privatautos aus Unternehmenssicht

Vorteile

  • Komplexität in der Firmenbuchhaltung wird bedeutend reduziert.
  • Keine Bindung von Liquidität der Firma in Fahrzeugen bzw. keine teuren und langfristigen Leasingverträge ohne Handlungsspielraum.

Nachteile

  • Mögliche Konflikte bei Schäden/Unfällen zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen.
  • Unternehmung kann nur begrenzt Einfluss auf die Fahrzeugwahl nehmen.
  • Unternehmung kennt die effektiven variablen Kosten der Privatwagen nicht und zahlt u.U. zu hohe Entgelte.
  • Keine ganzheitliche Optimierung möglich wie bei einheitlicher Fahrzeugflotte.
  • Pauschale Autospesen müssen auf dem Lohnausweis deklariert werden (gilt nicht für effektive Autospesen auf Basis der Kilometerleistung).

Beurteilung eines Privatautos aus Arbeitnehmersicht

Vorteile

  • Steuer- und sozialabgabenfreie Bezüge bei entsprechender Fahrzeugwahl.
  • Fahrzeugwahl verbleibt beim Nutzer.

Nachteile

  • Mögliche Konflikte bei Schäden/Unfällen zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen.
  • Aufwand für die lückenlose Führung des Bordbuches.
  • Unternehmung kennt die effektiven variablen Kosten der Privatwagen nicht und zahlt u.U. zu geringe Entgelte.
Geschäftsauto

Falls der Wagen nicht privat gehalten, sondern Eigentum der Firma wäre, wird die Betrachtung etwas komplizierter. Der Wagen wird vom Arbeitnehmer auch privat verwendet (im Beispiel jährlich 5’000 km) und nimmt dafür eine Lohnaufrechnung des Privatanteils in Kauf, entweder durch eine pauschale oder effektive Ermittlung des Privatanteils (jährlich 9.6% des Kaufpreises ohne MWST bzw. 70 Rappen pro privat gefahrenen Kilometer). Die Bruttolohnaufrechnung, welche der privaten Nutzung Rechnung trägt, führt selbstverständlich zu einer höheren privaten Steuerbelastung, auf dem Mehrbetrag sind sämtliche Sozialabgaben zu entrichten.

Pauschale Ermittlung der Lohnaufrechnung: 9.6% * 35’000 = CHF 3’360
Effektive Ermittlung der Lohnaufrechnung: 5’000 * 0.70 = CHF 3’500

Die private Nutzung von Geschäftseigentum löst eine Korrektur des Vorsteuerabzugs aus. Auf dem Privatanteil schuldet die Unternehmung der Eidgenössischen Steuerverwaltung also die Mehrwertsteuer.

Geschuldete MWST bei der pauschalen Methode: 0.077 * 3’360 / 1.077 = CHF 240.20
Geschuldete MWST bei der effektiven Methode: 0.077 * 3’500 / 1.077 = CHF 250.25

Als logische Konsequenz darf der Firmenwagenfahrer in der privaten Steuererklärung keine Berufsauslagen für den Arbeitsweg geltend gemacht werden, die Firma bezahlt sämtliche Kosten im Zusammenhang mit dem Fahrzeug, also bspw. auch den Treibstoff für private Fahrten (ausgenommen Ferienfahrten).

Da infolge der Annahme der FABI-Vorlage eine Maximalgrenze für Berufsauslagen eingeführt wurde, droht dem Arbeitnehmer bei langem Arbeitsweg eine weitere Lohnaufrechnung. Auf Ebene der Bundessteuern beträgt der Abzug ab 1.1.2016 maximal CHF 3’000 pro Jahr. Im Kanton Zürich wird der Abzug ab 1.1.2018 auf CHF 5’000 begrenzt. Insbesondere für Autopendler mit längerem Arbeitsweg sind dies schlechte Nachrichten.

Beispiel Lohnaufrechnung infolge Begrenzung Pendlerabzug (FABI) (hier anklicken)

Ein Pendler mit Wohnsitz im Kanton Zürich legt mit seinem Geschäftsauto täglich 120 Kilometer von seinem Wohn- zum Arbeitsort und retour zurück. Dabei entstehen bei jährlich 220 Arbeitstagen folgende Kosten, die von der Firma getragen werden:

220 x 120 x 0.70 = CHF 18’840

Dem Pendler werden folglich CHF 13’840 (Pendlerkosten abzüglich Freigrenze von CHF 5’000) zum Bruttolohn aufgerechnet (zusätzlich zur Aufrechnung des «normalen» Privatanteils für die private Fahrzeugnutzung). Auf Bundesebene wird gar eine Aufrechnung von CHF 15’840 fällig.

Beurteilung eines Geschäftsautos aus Unternehmenssicht

Vorteile

  • Ganzheitliche Flottenoptimierung möglich.
  • Fahrzeugwahl liegt beim Unternehmen.

Nachteile

  • Hohe Kosten: Gebundenes Kapital oder langfristige Leasingverträge.
  • Administrativer Aufwand: Vorsteuerkorrektur und Aufwand in der Buchhaltung.

Beurteilung eines Geschäftsautos aus Arbeitnehmersicht

Vorteile

  • Motivation und Entlohnungsfaktor für den Mitarbeiter.
  • Kein Bordbuch notwendig.

Nachteile

  • Bruttolohnaufrechnung bei privater Nutzung (Privatanteil).
  • Bruttolohnaufrechnung bei langen Arbeitswegen (Begrenzung Pendlerabzug/FABI).
  • Begrenzter Einfluss auf die Fahrzeugwahl.
Fazit

Eine Entscheidung für oder gegen einen Geschäfts- bzw. Privatwagen ist von vielen Faktoren abhängig und nicht einfach zu treffen. Tendenziell sollten die hohen Kosten von teuren Fahrzeugen vom Unternehmen getragen werden (Reduzierung Vorsteuergewinn), kostengünstige Privatfahrzeuge hingegen, die sowieso bereits angeschafft wurden, bieten ein Potential für optimierte private Bezüge.

‎ ‎