Written by Mauro Bonzanigo on September 10, 2018 in Buchhaltung

Damit ihr Treuhänder eine komplette und konsistente Buchhaltung für Sie führen kann, ist er auf vollständige Unterlagen angewiesen. Es lohnt sich, wenn Sie ihm die Belege routinemässig per Monatsende oder gar fortlaufend übermitteln, dies erfordert zwar eine gewisse Disziplin, zahlt sich aber aus. Er muss weniger Rückfragen stellen und um fehlende Belege bitten und kann effizienter arbeiten, folglich ist sein Aufwand geringer und Sie sparen Geld.

Die Kunden von abrechnungen.ch laden die Scans oder Fotos der Belege bequem auf eine Cloud, auf die wir als Treuhänder direkten Zugang haben. Dies beschleunigt den ganzen Prozess und der mühsame, zeitfressende und risikobehaftete Postversand von Originalbelegen entfällt.

Dokumente zu Beginn der Zusammenarbeit

Folgende Unterlagen/Belege sollten Sie ihrem Treuhänder zu Beginn der Zusammenarbeit übermitteln, damit er ihre Buchhaltung in seiner Buchhaltungssoftware aufsetzen kann:

Finanzbuchhaltung

  • Jahresrechnung/Geschäftsabschluss des Vorjahres (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang)
  • Detailliertes Buchungsjournal des Vorjahres
  • Kontenplan des Vorjahres
  • Transitorische Buchungen des Vorjahres (transitorische Aktiven und Passiven), falls nicht schon im Anhang der Jahresrechnung erklärt

Lohnbuchhaltung

  • Aktuelle Lohndaten und persönliche Daten aller Lohnbezüger
  • Aktuell gültige Versicherungspolicen (Unfall-, Krankentaggeld- und Zusatzversicherungen)
  • Aktuell gültige BVG (Pensionskasse) Policen aller Arbeitnehmer
  • Entscheide der SVA bezüglich Zulagen für einzelne Arbeitnehmer
  • Alle Rechnungen der kantonalen Ausgleichskasse (SVA) sowie der Unfall- und Vorsorgeinstitute im relevanten Zeitraum
  • Quellenbesteuerte Arbeitnehmer: Definitive Entscheide der Quellensteuersätze des Steueramtes

Zusätzliche Belege bei Neugründungen

  • Gründungsdokumente mit der Aufschlüsselung des Gründungskapitals auf die einzelnen Stammanteilsinhaber bzw. Aktionäre
  • Dokumente zur Kapitalhinterlegung bei der Bank (nur GmbH, AG)
  • Bei Einzelfirmen: Bestätigungsschreiben der Ausgleichskasse (SVA) der selbständigen Erwerbstätigkeit
  • Bei Gründungen mit Sacheinlage:
    • Sacheinlagevertrag
    • Gründungsbericht der beteiligten Firmengründer
    • Prüfungsbericht des Revisors
Regelmässige Übermittlung von aktuellen Belegen

Folgende Unterlagen/Belege sollten Sie ihrem Treuhänder regelmässig übermitteln, damit er ihre Buchhaltung zeitnah führen kann. Wir empfehlen sehr, die Belege fortlaufend oder wenigstens einmal pro Monat zu übermitteln. Bei unregelmässiger Übermittlung der Belege kann ihr Treuhänder die Einhaltung der amtlichen Deadlines nicht garantieren.

Finanzbuchhaltung

  • Ausführlicher monatlicher Bankauszüge aller Firmenkonten mit allen Details und sämtlichen Einzeltransaktionen (keine Sammeltransaktionen)
  • Sämtliche Rechnungen an Ihre Kunden (Kundenrechnungen), sofern nicht mit Bexio erstellt
  • Sämtliche Rechnungen an Ihre Firma (Lieferantenrechnungen)
  • Belege zu Barkäufen od. –einnahmen
  • Monatliche Kreditkartenabrechnungen
  • Monatliches Kassenjournal/Kassenbuch
  • Monatliche Transaktionsjournale von Zahlungsdienstleistern (z.B. PayPal, Concardis, SIX)

Lohnbuchhaltung

  • Änderungen von Mitarbeiterdaten:
    • Ein- und austretende Mitarbeiter
    • Adressänderungen von Mitarbeitenden und der Unternehmung
    • Lohnanpassungen und Bonusentscheide
    • Anstehende Ereignisse: Militärdienste, Mutterschaftsurlaube
  • Veränderungen/Aktualisierungen der BVG (Pensionskasse) Policen
  • Veränderungen der Versicherungspolicen (Unfall- und Krankentaggeld- und Zusatzversicherungen)
  • Periodische Akontorechnungen und Jahresabrechnungen der Ausgleichskasse
  • Schreiben und Bescheide der Ausgleichskasse (z.B. Abklärung der Beitragspflicht AHV/IV/EO für juristische Personen, Lohnbescheinigungsformulare zum Jahresende, etc.)
  • Lohnbescheinigungsformulare der Versicherungen zum Jahresende

Mitteilungen der Behörden

  • Mitteilungen und Anordnungen der MWST-Behörde (die Formulare zur MWST-Abrechnungen benötigen wir nicht)
  • Mitteilungen und Anordnungen der Steuerbehörde
  • Mitteilungen und Anordnungen des Handelsregisteramtes
  • Mitteilungen und Anordnungen des Konkursamtes

Handschriftliche Notizen

Unklare Belege sollten Sie vor der Übermittlung an ihren Treuhänder mit einer kurzen Notiz direkt auf den Beleg od. auf einem Beiblatt erklären. Damit entfallen zeitraubende Rückfragen und Sie sparen Geld. Ein kurzer handschriftlicher Hinweis wie «Marketingaufwand» oder «Kundentreffen» auf dem Beleg kann da schon helfen. Insbesondere sind wir auf Ihre Erklärungen angewiesen, wenn…

  • die Höhe der Gutschrift auf ihrem Bankkonto nicht mit der Kundenrechnung übereinstimmt
  • die Höhe der Belastung auf ihrem Bankkonto nicht mit der Lieferantenrechnung übereinstimmt
  • der Beleg ausser dem Preis kaum Informationen enthält
  • der Beleg nicht auf die Unternehmung lautet
  • für den Kauf private finanzielle Mittel eingesetzt wurden
  • kein offensichtlicher geschäftlicher Zusammenhang besteht
Kommunikation mit dem Treuhänder

Selbstverständlich freut sich ihr Treuhänder, wenn Sie seinen Nachrichten eine hohe Beachtung schenken und diese zeitnah beantworten. Er weist Sie auf anstehende amtliche Fristen, Probleme in ihrer Buchhaltung oder fehlende Unterlagen hin. Schieben Sie die Beantwortung seiner Fragen nicht vor sich her. Je schneller er ihr Feedback hat, desto eher kann er agieren statt reagieren, kann offene Sachverhalte klären, ihre Buchhaltung weiterführen und Fristen einhalten.

Wenn Sie sich zu viel Zeit lassen, ist ihre Buchhaltung nicht up-to-date, ihr Treuhänder muss sich zuerst wieder in das Thema eindenken, verliert unnötig Zeit und verpasst schlimmstenfalls sogar wichtige Fristen, was Verzugszinsen oder gar Bussen auslösen kann.

Steuererklärung

Wenn ihr Treuhänder die Steuererklärung für Ihre Kapitalgesellschaft (GmbH, AG oder Kommanditaktiengesellschaft) ausfüllt, benötigt er folgende Unterlagen von ihnen:

  • Scan des Deckblatts der Steuererklärung (mit Case ID Nummer)
  • Kopie der Steuererklärung des Vorjahres
  • Definitive Veranlagung des Vorjahres durch die Steuerbehörde (falls bereits vorhanden)
  • Jahresrechnung/Geschäftsabschluss inklusive Anhang
  • Bescheinigungen zu Bankguthaben per 31. Dezember
  • Bescheinigungen zu Guthaben auf Prepay Kreditkarten und anderer Guthaben bei Zahlungsdienstleistern (z.B. Paypal)
  • Lohnausweise der Geschäftsleitungsmitglieder u. Verwaltungsräte
  • Wohnadressen der Geschäftsleitungsmitglieder u. Verwaltungsräte
  • Weitere relevante Mitteilungen der Steuerbehörde (z.B. Rulings)
  • Bewilligte Spesenreglemente

Falls vorhanden:

  • Anlagespiegel mit getätigten Abschreibungen
  • Darlehensverträge
  • Schuldverzeichnisse
  • Immobilienverzeichnisse
  • Wertpapierverzeichnisse
  • Revisionsbericht der Jahresrechnung