Kosten eines Mitarbeiters auf Vollkostenbasis
Written by Philipp Stirnemann on Oktober 12, 2020 in Businessplanung

Hohe Stundensätze

Auch Sie haben sicherlich bereits Erfahrungen mit Stundensätzen von Dienstleistern sammeln können, sei das ein Handwerker, ein Anwalt, ein Berater, ein Grafiker oder ein Personalcoach. Manchmal fragt man sich, wie solche – teils sehr hohe – Stundensätze zu Stande kommen. Im B2B (Business-to-Business) Geschäft werden solche Stundensätze in der Regel ohne Weiteres akzeptiert, wohingegen es bei Privatpersonen oder bei Auftraggebern, die wenig oder keine Erfahrung mit externen Dienstleistern haben, des Öfteren zu Diskussionen über die Höhe dieser Sätze kommt.

Solche Stundensätze haben oft ihre Berechtigung – denn auch die Kosten pro Stunde sind eben meistens höher als man denkt. In diesem Artikel werden – basierend auf gewissen Annahmen – die Kosten pro Arbeitsstunde berechnet. Das Berechnungsfile können Sie downloaden und Ihre eigenen Inputs einfügen. Bitte lesen Sie zuerst den Artikel, damit Sie die einzelnen Inputs genau verstehen lernen.

Man verschätzt sich leicht

Beispiel: Der Bruttolohn eines Mitarbeiters beträgt CHF 6000 pro Monat. Das ergibt einen Stundenlohn von CHF 33 (gerechnet mit 180h/Monat). Ein kleiner Aufschlag für Sozialversicherungen und ein Anteil der Fixkosten (Overhead) gehört natürlich auch dazu, das ist den meisten klar.

Dass bei einer Vollkostenrechnung jedoch nicht Kosten pro Stunde von CHF 40/h oder CHF 50/h anfallen, sondern von CHF 98.90/h, erstaunt die meisten dann doch.

Kosten eines Mitarbeiters pro Stunde in Abhängigkeit des monatlichen Bruttolohns

In der Grafik oben zeigt sich der Zusammenhang zwischen dem Bruttolohn und den Kosten pro Stunde. Je höher der monatliche Bruttolohn, desto höher die Kosten eines Mitarbeiters pro Stunde. Eigentlich logisch. Bei einem Bruttolohn von über CHF 10’000 pro Monat wird die 140-er Marke bereits überschritten.

Diese Berechnungen basieren auf der Annahme, dass ein Teamleiter (oder direkt der Geschäftsführer) 10 Mitarbeiter führt, einen Bruttolohn von CHF 20’000 / Monat hat und selbst keinen Umsatz macht (er akquiriert beispielsweise «nur» die Projekte oder kümmert sich um die Organisation des Teams). Nimmt man an, dass das Team keine Führung braucht und vollständig selbständig arbeitet, dann entfallen diese Kosten. Es entfällt in diesem Beispiel die Umlage von rund CHF 22 pro Kopf und Stunden (rote Linie). In der Praxis dürfte der effektive Wert wohl irgendwo dazwischen liegen.

Effektive Kosten sind Vollkosten

Zuerst gilt es zu klären, wie die Kosten einer Arbeitsstunde realistisch berechnet werden sollen. Kurzfristig ist es möglich, dass ein zusätzlicher Mitarbeiter tatsächlich keine grossen Kosten verursacht. Vielleicht ist der Arbeitsplatz vorhanden, das Mobiliar steht, die IT-Infrastruktur ist bezahlt und vielleicht arbeitet dieser Mitarbeiter sogar auf Abruf und auf Stundenbasis, wodurch kaum Fehl- und Leerzeiten entstehen. In einem solchen Fall kann mit den Grenzkosten gerechnet werden. Jeder Manager oder Unternehmer weiss jedoch, wie die Infrastruktur mit zunehmender Anzahl Mitarbeiter erweitert werden muss. Beispiel Bezug grösserer Büroräumlichkeiten: Diese Kosten kommen sprunghaft und können natürlich nicht vollständig nur dem neuen Mitarbeiter angelastet werden, weil wegen ihm ein neues Office bezogen werden muss. Es gilt also, diese Kosten auf die einzelnen Mitarbeiter herunterzubrechen.

Das Beispiel mit der Officeerweiterung ist typisch und es gilt in praktisch allen Bereichen, wo Fixkosten anfallen. Irgendwann muss die Infrastruktur ausgebaut werden, sei das hinsichtlich Professionalität, Fläche, Anzahl, etc. Ein Einzelunternehmer muss von HR-Funktionen bis zum Ausfüllen der Steuererklärung alles selbst übernehmen, es sein denn, er lagert diese Tätigkeiten aus. Irgendwann wird das Team grösser, man braucht einen HR-Verantwortlichen, eine Buchhaltung, ein Sekretariat, IT-Personal, ein Management… alle diese Tätigkeiten bringen für sich alleine keinen Umsatz, sondern generieren nur Kosten. Während die Organisation weiter wächst, kommen weitere Tätigkeitsfelder wie ein Marketingspezialist und ein Key Account Manager dazu. Weiter geht’s dann mit einer/einem Verantwortliche(r) für Gleichstellung und Frauenförderung, einem Nachhaltigkeitsteam zur Bestimmung des ökologischen Fussabdrucks, etc. Die Liste liesse sich beliebig erweitern. In unserer Rechnung haben wir nur die offensichtlichsten Kosten eingeschlossen.

Der langen Rede kurzer Sinn:
Wenn man richtig rechnet, muss eine Vollkostenrechnung (eine andere Möglichkeit ist auch eine Deckungsbetragsrechnung) angestellt werden.

Kostenarten

Unsere Vollkostenrechnung schliesst möglichst alle Kostenarten ein. Wir haben in unserer Analyse versucht, wenn möglich auf öffentlich verfügbare Daten abzustützen. Die verwendeten Annahmen sind Schweizer Mittelwerte. Da die einzelnen Kosten-Positionen von Unternehmen zu Unternehmen (Branche, Ort, Personalstruktur, etc.) variieren, können Sie das Excel-Berechnungs-File hier herunterladen und eigene Werte eingeben. Die einzelnen Positionen sind dort im Detail beschrieben.

Im Folgenden werden die einzelnen Kostenarten kurz erläutert:

  • Der Bruttolohn besteht aus dem Monatslohn (brutto), allfälligen Zusatzleistungen wie einem Bonus und Sozialversicherungen, die der Arbeitgeber zu bezahlen hat (AHV, IV, Pensionskasse etc.). Je nach Alter und Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters und der Wahl der Versicherungslösung betragen diese Kosten zwischen 13% und 22% des Bruttolohnes.
  • Die IT-Kosten betragen je nach Organisation rund CHF 200 pro Mitarbeiter und Monat (IT-Infrastruktur, PC-Support, PC-Kosten, Software, etc.), meistens eher mehr und in der Tendenz steigend (IT-Security, IT-Fraud, Kosten Home Office etc.). Studien zeigen, dass bei kleineren Unternehmen diese Kosten aufgrund fehlender Skaleneffekte tendenziell höher liegen und ab einer Unternehmensgrösse von 3000 Mitarbeitern steigen die Kosten pro Mitarbeiter auch wieder an.
  • Ein Mitarbeiter braucht einen eingerichteten Arbeitsplatz: Ein Pult, einen Bürostuhl , einen Tisch, etc. Miteinkalkuliert werden müssen dabei anteilig auch das Mobiliar in der Cafeteria, im Sitzungszimmer usw.
  • Durchschnittlich 12 bis 17 Quadratmeter pro Arbeitsplatz sollte eingerechnet werden, wobei gemeinsam gebrauchte Bürofläche (inkl. Gang, Sitzungszimmer, Aufenthaltsräume etc.). nicht vergessen werden darf.
  • Ein Office muss geputzt werden, die Beleuchtung, Kühlung/Heizung brauchen Strom. Ein Hauswart muss angestellt und die Infrastruktur muss unterhalten werden. Bei diesen Unterhaltskosten handelt es sich um Kosten, die indirekt anfallen, aber trotzdem die Kosten eines «produktiven» Mitarbeiters erhöhen.
  • Je nach Branche fallen hohe Ausbildungskosten an. Einerseits sind das direkte Ausbildungskosten, andererseits auch indirekte, die entstehen, wenn ein Mitarbeiter on-the-Job lernt und dabei zusätzlich Arbeitskraft anderer Mitarbeiter bindet. Zudem darf man nicht vergessen, dass bei externen Ausbildungen der Arbeitsausfall (falls der Arbeitgeber dafür Arbeitszeit zur Verfügung stellt) die direkten Kosten für die Ausbildung meistens sogar übersteigt.
  • Administrations- und Organisationskosten: z.B. Buchhaltung, Rekrutierungskosten, Spesenabrechnungen, Lohnbuchhaltung, sonstige Administration, Versicherungen, Telefonkosten.
  • Viele Mitarbeiter sind in Teams organisiert, die von einem Manager/Teamleiter geführt werden. Die Führungsspannen eines Managers sind gross und können typischerweise zwischen 4 bis 12 Mitarbeiter betragen, d.h. auf einen Mitarbeiter muss ca. 8% – 25% des Lohnes einer Führungskraft angerechnet werden. Natürlich muss auch berücksichtigt werden, ob die Führungskraft selbst Umsatz generiert oder nur das Team führt.
  • Es ist relativ schwierig, jeden Mitarbeiter zu jeder Zeit zu 100% auszulasten. Bei konstanten Tätigkeiten kann diese Rate hoch liegen (100% sind erfahrungsgemäss trotzdem selten erreichbar). Bei Tätigkeiten mit hohen Auslastungsschwankungen (z.B. Projektarbeit, Beratung) sind 70-80% eher die Regel als die Ausnahme vor allem, wenn in verrechenbaren Stunden gerechnet wird. Hinzu kommt der Effekt der anfänglichen Teilproduktivität der Mitarbeiter. Je nach Tätigkeit kann es lange dauern, bis ein Mitarbeiter seine vollständige Produktivität erreicht hat (explizite Weiterbildung ist oben bereits berücksichtigt).
  • Oft stehen den Mitarbeitern weitere Annehmlichkeiten kostenlos zur Verfügung, wie Kaffee, Tee, Getränke oder Früchte. Auch Vergünstigungen im eigenen Personalrestaurant oder Essensgutscheine sind nicht selten.

Sensitivitätsanalyse

Einen offensichtlich starken Einfluss auf die Kosten pro Stunde haben die beiden Inputfaktoren Lohn pro Monat und die Auslastung. In folgender Tabelle sind die Kosten pro Stunde für verschiedene Kombinationen von Löhnen und Auslastungsgrad abgebildet.

Sensitivitätsanalyse

Wie erwartet beeinflussen diese beiden Faktoren die Kosten pro Stunde stark, insgesamt sind die Zahlen aber nach wie vor höher, als die meisten es sich anfangs vorgestellt haben.

«Kosten pro Stunde» entspricht noch nicht dem Stundensatz

Zurück zur Ausgangsfrage: Dort haben wir uns gefragt, wie die Stundensätze zu Stande kommen und warum diese teilweise hoch erscheinen. Bislang haben wir nur die Kosten pro Arbeitsstunde analysiert. Will ein Dienstleister keinen Verlust erleiden, muss er seine gesamten Verkaufs- und Akquisitionskosten einrechnen: Marktanalysen, (unbezahlte) Kundenbesuche, Werbe- und Marketingkosten, Aufwände für die Offertenerstellung, an Messen teilnehmen, etc. Und last but not least sollte auch eine Gewinnmarge erzielt werden.

Mehr dazu lesen Sie in diesem Artikel.

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